Смета на проект

Итак, настал момент для того, чтобы преобразовать текст Вашего проекта в цифры. Смета включает в себя следующую информацию: какие расходы возникают по проекту и какие деньги, товары и услуги привлекаются для того, чтобы закрыть эти позиции? Смета похожа на план финансирования проекта, но, как правило, позиции не прописываются детально. В то время как план финансирования проекта включает в себя такие позиции как, например, гонорар дизайнера и печать плакатов, смета включает всего одну позицию ― рекламно-печатные расходы по проекту. Кроме того, позиции могут быть разнесены по отдельным колонкам, в зависимости от того, кто из партнеров осуществляет финансирование. Смету необходимо составлять очень тщательно. Тот, кто хочет, чтобы ему доверили деньги, должен доказать, что он в состоянии ответственно относиться к деньгам и не допускает ошибок в расчетах.

Как правило, смета включает в себя 5 основных колонок:
A: Собственные средства ― это средства, которые Вы вкладываете в проект сами. Это ― Ваши ресурсы, которые могут включать в себя использование Вашей собственной видеокамеры, использование собственных помещений для проектной встречи, возможность бесплатного проживания референтов у кого-то из Вас дома и т.д.
B: Доходы от проекта ― это доходы, которые возникают в рамках проекта. Например: взносы участников, плата за входные билеты и т.д.
C: Материальные услуги ― это все материальные услуги Ваших партнеров, в том числе, например, предоставление репетиционных помещений и т.д.
D: Привлеченные средства ― это финансовые средства, которые Вы запросили у других фондов и спонсоров. Обязательно укажите, на какие деньги Вы уже получили согласие.
E: Финансирование, запрашиваемое у данного грантодателя ― это та сумма, которую Вы запрашиваете в рамках данной заявки.

Внимание: в некоторых стандартизированных заявках не делается отличий между пунктами C и D. В таком случае все привлеченные средства заносятся в одну рубрику. Как и в каком объеме рассчитываются затраты на добровольную работу членов команды, зависит от конкретного грантодателя. Лучше всего спросить об этом заранее и занести эти часы в отдельную колонку, либо в качестве пояснения указать в конце калькуляции. Грантодатель 

видит, что большой объем работы производится на добровольных началах, что удешевляет стоимость проекта. Кроме того, добровольная работа вызывает уважение.

Внимание: некоторые грантодатели относят гонорары художникам, экспертам и референтам к материальным расходам; другие, наоборот, считают эти расходы расходами на персонал! Об этом лучше всего спросить у грантодателей до того, как Вы отправите заявку. Старайтесь заполнять смету как можно более подробно! Указывайте имена и контактные данные Ваших партнеров и реально оценивайте материальные расходы в рамках привлеченных средств. 

Например: «Семинарские помещения Гете-Института — 7000 рублей в день». Если Вам сложно оценить реальную стоимость материальных услуг, спросите у организаций, которые проводят подобные проекты, сколько стоит аренда их помещений в день.

Дорожные расходы, а также расходы на проживание и питание следует расписать как можно более подробно, например: «10 участников живут 4 дня в гостинице, цена в сутки 600 рублей, 10 x 4 x 600 = 24 000 рублей». Таким образом Вы сможете проверить, насколько указанная сумма соответствует действительности. В том случае, если подробная информация не входит в колонку, используйте дополнительный лист!

Вносите в калькуляцию округленные цифры, избегайте указания сумм с копейками. Это облегчает грантодателям проверку сметы. В финансовом отчете, наоборот, необходимо указывать точные суммы, включая копейки.

Если есть еще пустые места, поставьте там пока «0»! В будущем это не позволит Вам забыть пропущенные позиции. Калькуляция также должна быть сбалансированной. Суммы в колонках должны соответствовать общей стоимости проекта. Проверьте калькуляцию и пересчитайте еще раз все позиции!

Старайтесь оценивать необходимые денежные суммы максимально реалистично! Если указывать завышенные суммы, возникает опасность того, что проект не будет поддержан на 100% либо грантодатель отклонит заявку. 

Считать затраты реалистично, значит считать с учетом перспективы. Обязательно оставляйте небольшой резерв на случай возникновения непредвиденных расходов. Этот резерв пригодится Вам в том случае, если, например, произойдет неожиданное повышение цен на бензин или железнодорожные билеты. Резерв должен составлять примерно 10% от стоимости проекта. То есть если проект стоит 5000 рублей, рекомендуется осталять резерв в 500 рублей, но если проект стоит 50 000 рублей, то резерв в 5000 может быть слишком большим. Тем не менее, чем больше неясных позиций, тем больший резерв Вам необходим. Очень часто небольшие отклонения от первоначальной суммы внутри сметы можно решить за счет перестановок внутри отдельных позиций проекта. Например, Вы потратили на дорожные расходы немного больше, чем предполагали, а на документации проекта сэкономили какую-то сумму. Уточните у Вашего грантодателя, есть ли возможность передвинуть небольшие суммы денег внутри данных позиций. Как правило, незначительные изменения можно предпринимать, не ставя грантодателя в известность. Если же перестановки предполагают перемещение значительных денежных сумм, грантодатели заключают дополнительный договор. 

Совет: заполняя смету, обратите внимание на переносы сумм и наименований колонок на следующие страницы. Всегда имейте под рукой копию калькуляции, чтобы держать перед глазами финансовую сторону проекта. В конце главы Вы найдете чек-лист, который поможет Вам проверить Вашу калькуляцию.