Как правильно установить первый контакт с потенциальным партнером, спонсором или грантодателем? Советы, собранные в данном параграфе помогут Вам на первых этапах.
Еще раз по поводу информации о потенциальных грантодателях: прежде чем Вы поднимите трубку телефона или отправите письмо по электронной почте, загляните на сайт фирмы или фонда и соберите всю информацию о потенциальном партнере. Если речь идет о небольшом предприятии или организации, у которых нет своего сайта, можно собрать первую информацию, позвонив по телефону или встретившись лично. Не рекомендуется обращаться сразу к руководителю организации, поговорите сначала с секретарем. Как правило, секретарь ни чуть не менее информирован, чем его шеф! Выясните, кто может быть контактным лицом по Вашему проекту и на чье имя отправлять запрос о поддержке. В письме обязательно обращайтесь к собеседнику по имени. Тем самым Вы докажете, что предприняли определенные усилия, и контакт Вам важен.
Выработать стратегию ведения переговоров, значит решить для себя, чего именно Вы ожидаете от разговора, какие услуги Вы, в свою очередь, можете предложить партнеру, и как Вы будете отвечать на те вопросы, которые, возможно, появятся у Вашего собеседника.
Дополнительной подготовки требуют переговоры по телефону: уже до того, как Ваш собеседник возьмет трубку, Вы должны знать, как Вы представитесь и что скажете. Лучше всего написать себе на листке бумаги несколько предложений с самой важной информацией
по Вашему проекту. Первый критерий в данном случае ― ясность. Откажитесь от сложноподчиненных предложений и воспользуйтесь простыми формулировками. Потренируйтесь, представляя проект кому-нибудь из своих друзей, кто о нем пока ничего не знает. Таким образом Вы выясните, насколько быстро незнакомый человек может понять, в чем суть дела. Кроме того, тренируясь, Вы научитесь рассказывать о проекте спокойно и уверенно. Заикание по телефону или чтение по бумажке не произведут должного впечатления на Вашего собеседника.
Во время телефонного разговора старайтесь говорить уверенно и доброжелательно, исход разговора во многом зависит от личных ощущений Вашего собеседника. Если Вы хотите произвести профессиональное впечатление, не говорите по телефону, лежа на диване, и
старайтесь во время разговора улыбаться! Вашей улыбки, конечно, на другом конце провода не видно, но ее слышно.
В самом начале разговора не забудьте поздороваться и четко назвать свое имя. Обязательно спросите, есть ли у Вашего собеседника несколько минут для разговора с Вами. Если нет, спросите, когда лучше перезвонить. Например: «Здравствуйте, Наталья Андреевна, меня зовут Екатерина Федотова. Речь идет о культурном проекте «Радуга культур», который мы организуем в нашем городе. У Вас есть несколько минут? Когда мне лучше перезвонить? Завтра в 10 утра Вам удобно?». Не заканчивайте разговор на ответе «Перезвоните в другой раз». Точная договоренность о времени разговора позволит Вашему собеседнику в следующий раз подробно Вас выслушать. Не забывайте о том, что Ваши собеседники занятые люди. Формулируйте свои мысли кратко и четко!
Самую важную информацию, полученную в ходе разговора, лучше всего сразу зафиксировать на бумаге. Тогда перед следующим звонком Вам не придется вспоминать, на чем Вы расстались, и Вы не перепутаете, что и кому Вы уже говорили о проекте.
Для письменного контакта действуют те же правила, что и для телефонного разговора. Тем не менее, в данном случае еще более важно обращаться к конкретному человеку, который действительно влияет на решение о поддержке проекта, а также четко сформулировать суть дела и форму ожидаемой поддержки. Иначе никто не почувствует себя ответственным за Ваше письмо и его либо отложат в долгий ящик, либо просто выкинут. Каждый получатель письма прежде всего проверяет, кому оно адресовано. Если адрес и имя адресата правильные, то человек вскрывает конверт. Далее он обращает внимание на то, по какому поводу написано данное письмо. Поэтому рекомендуется после шапки письма, перед обращением к адресату в одну строчку пояснить, о чем идет речь. Если Вы не знаете точно, кто именно будет Вашим контактным лицом, рекомендуется написать «Уважаемые дамы и господа!». Стиль письма должен быть живым и ориентированным на получателя информации. Не старайтесь прибегать к красивым шаблонам, лучше формулируйте предложения самостоятельно. Так Вы скорее пробудите искренний интерес к своему письму. На протяжении всего письма следует активно обращаться к адресату. То есть вместо «Просим о предоставлении Вашего проспекта» ― «Пожалуйста, вышлите нам Ваш проспект». Кроме того, в письме необходимо обращать внимание на позитивные формулировки. Письма, которые начинаются со слов «К сожалению», заставляют читателя ожидать неприятного сообщения. Кроме того, старайтесь как можно скорее перейти к сути дела. В конце письма обязательно поблагодарите Вашего адресата и поставьте подпись в оригинале. В письмах ― и бумажных, и электронных ― обращайте внимание на орфографию и пунктуацию, обращение и окончание письма!
Еще раз по поводу информации о потенциальных грантодателях: прежде чем Вы поднимите трубку телефона или отправите письмо по электронной почте, загляните на сайт фирмы или фонда и соберите всю информацию о потенциальном партнере. Если речь идет о небольшом предприятии или организации, у которых нет своего сайта, можно собрать первую информацию, позвонив по телефону или встретившись лично. Не рекомендуется обращаться сразу к руководителю организации, поговорите сначала с секретарем. Как правило, секретарь ни чуть не менее информирован, чем его шеф! Выясните, кто может быть контактным лицом по Вашему проекту и на чье имя отправлять запрос о поддержке. В письме обязательно обращайтесь к собеседнику по имени. Тем самым Вы докажете, что предприняли определенные усилия, и контакт Вам важен.
Выработать стратегию ведения переговоров, значит решить для себя, чего именно Вы ожидаете от разговора, какие услуги Вы, в свою очередь, можете предложить партнеру, и как Вы будете отвечать на те вопросы, которые, возможно, появятся у Вашего собеседника.
Дополнительной подготовки требуют переговоры по телефону: уже до того, как Ваш собеседник возьмет трубку, Вы должны знать, как Вы представитесь и что скажете. Лучше всего написать себе на листке бумаги несколько предложений с самой важной информацией
по Вашему проекту. Первый критерий в данном случае ― ясность. Откажитесь от сложноподчиненных предложений и воспользуйтесь простыми формулировками. Потренируйтесь, представляя проект кому-нибудь из своих друзей, кто о нем пока ничего не знает. Таким образом Вы выясните, насколько быстро незнакомый человек может понять, в чем суть дела. Кроме того, тренируясь, Вы научитесь рассказывать о проекте спокойно и уверенно. Заикание по телефону или чтение по бумажке не произведут должного впечатления на Вашего собеседника.
Во время телефонного разговора старайтесь говорить уверенно и доброжелательно, исход разговора во многом зависит от личных ощущений Вашего собеседника. Если Вы хотите произвести профессиональное впечатление, не говорите по телефону, лежа на диване, и
старайтесь во время разговора улыбаться! Вашей улыбки, конечно, на другом конце провода не видно, но ее слышно.
В самом начале разговора не забудьте поздороваться и четко назвать свое имя. Обязательно спросите, есть ли у Вашего собеседника несколько минут для разговора с Вами. Если нет, спросите, когда лучше перезвонить. Например: «Здравствуйте, Наталья Андреевна, меня зовут Екатерина Федотова. Речь идет о культурном проекте «Радуга культур», который мы организуем в нашем городе. У Вас есть несколько минут? Когда мне лучше перезвонить? Завтра в 10 утра Вам удобно?». Не заканчивайте разговор на ответе «Перезвоните в другой раз». Точная договоренность о времени разговора позволит Вашему собеседнику в следующий раз подробно Вас выслушать. Не забывайте о том, что Ваши собеседники занятые люди. Формулируйте свои мысли кратко и четко!
Самую важную информацию, полученную в ходе разговора, лучше всего сразу зафиксировать на бумаге. Тогда перед следующим звонком Вам не придется вспоминать, на чем Вы расстались, и Вы не перепутаете, что и кому Вы уже говорили о проекте.
Для письменного контакта действуют те же правила, что и для телефонного разговора. Тем не менее, в данном случае еще более важно обращаться к конкретному человеку, который действительно влияет на решение о поддержке проекта, а также четко сформулировать суть дела и форму ожидаемой поддержки. Иначе никто не почувствует себя ответственным за Ваше письмо и его либо отложат в долгий ящик, либо просто выкинут. Каждый получатель письма прежде всего проверяет, кому оно адресовано. Если адрес и имя адресата правильные, то человек вскрывает конверт. Далее он обращает внимание на то, по какому поводу написано данное письмо. Поэтому рекомендуется после шапки письма, перед обращением к адресату в одну строчку пояснить, о чем идет речь. Если Вы не знаете точно, кто именно будет Вашим контактным лицом, рекомендуется написать «Уважаемые дамы и господа!». Стиль письма должен быть живым и ориентированным на получателя информации. Не старайтесь прибегать к красивым шаблонам, лучше формулируйте предложения самостоятельно. Так Вы скорее пробудите искренний интерес к своему письму. На протяжении всего письма следует активно обращаться к адресату. То есть вместо «Просим о предоставлении Вашего проспекта» ― «Пожалуйста, вышлите нам Ваш проспект». Кроме того, в письме необходимо обращать внимание на позитивные формулировки. Письма, которые начинаются со слов «К сожалению», заставляют читателя ожидать неприятного сообщения. Кроме того, старайтесь как можно скорее перейти к сути дела. В конце письма обязательно поблагодарите Вашего адресата и поставьте подпись в оригинале. В письмах ― и бумажных, и электронных ― обращайте внимание на орфографию и пунктуацию, обращение и окончание письма!
Комментариев нет:
Отправить комментарий