Пресс-релиз , первый контакт с прессой

Пресс-релизы ― это тексты с информацией о проекте, которые написаны специально для средств массовой информации и должны быть опубликованы. Ежедневно в редакции поступает такое количество пресс-релизов, что, как правило, три четверти из них оказываются в мусорной корзине. То есть, чтобы заинтересовать редакцию, необходимо предложить что-то такое, что гарантированно вызовет интерес общественности.

Совет относительно Вашего первого контакта с прессой: обратитесь в редакцию еще до начала проекта! Звоните не в тот момент, когда у Вас на руках уже есть готовый текст и готовая информация, а заранее. Выясните рабочие часы редакции, имена ответственных за конкретные темы, оптимальное время для отправки пресс-релизов, технические вопросы (как лучше отправлять пресс-релиз: по факсу или e-mail), размер и цифровое разрешение фотографий, специальные требования к оформлению статей. Вам не откажут в ответе на эти вопросы, так 
как они облегчают работу самих редакций. 

Совет: лучшее время звонить в редакцию ― это утро. Как правило, в это время редакции еще собирают темы и информацию и планируют работу на день. 

Прежде чем Вы отправите информацию, спросите себя, интересно ли Ваше сообщение для читателей или слушателей? При ответе на этот вопрос Вы можете воспользоваться следующими критериями:

• Актуальность

Как правило, если сам проект уже прошел, то это уже не очень интересно читателям. Поэтому: обращайтесь к СМИ заранее!

• Близость к публике и локальность информации

Скорее всего будут опубликованы сообщения о тех мероприятиях, которые проходят в местах проживания читателей, нежели о тех, что проходят в других городах. Поэтому делая небольшие проекты, обязательно обращайтесь к локальной прессе!

• Общественная значимость темы

Шансы на публикацию материала становятся намного выше, если он рассказывает о тех темах, которые занимают общество в конкретный момент. Старайтесь продумывать общественную значимость темы при разработке проекта.

• Возможность идентификации

Написана ли статья так, что читатель может найти в ней что-то для себя? Не оставайтесь на абстрактном уровне, старайтесь описывать проект как можно конкретнее и подчеркивайте аспекты, касающиеся каждого.

Совет: очень сложно обратить внимание общественности на весь проект в целом. Поэтому еще до начала проекта продумайте, на какие этапы можно разделить проект, и какие из этих этапов особенно интересны для публики? Возможные примеры: спектакль, выставка, присутствие VIPs, посещение предприятия и т.д.

При написании пресс-релиза придерживайтесь следующих правил.

• Важно название

В названии должна отражаться суть пресс-релиза. Так, чтобы редактор или читатели с первого взгляда понимали, о чем идет речь. Например: «Альтернативное искусство во Вроцлаве ― молодые люди из 10 стран представляют результаты своей поездки в Польшу».

• Ответьте на все вопросы в первом абзаце

Вся важная информация о проекте должна содержаться в первом абзаце. Кто и что делает? Когда? Где? Как и почему? И, в дополнение, из какого источника данная информация?

• От более важного к менее важному

Основное правило: сначала самое важное и интересное, все остальное ― потом. Если Вам важно объяснить предысторию проекта, лучше это сделать в конце пресс-релиза. Редакторы, как правило, начинают сокращать тексты с последних предложений. 

Итак, не следует писать: «Идея появилась у нас еще в 1997 году. Но тогда мы хотели сделать не мастер-класс, а выставку. Осенью 1999 года, когда мы всей командой были в Перми…».

Начало пресс-релиза может выглядеть следующим образом:

«10 июля в одном из живописных уголков Пермского края в санатории «Колос» (с. Барда) состоится премьера выездного форум-театра «АКТИВирус.МЫ». Театр «АКТИВирус.МЫ» впервые проводится в нашем регионе и уникален тем, что зрители в нем ― не пассивные наблюдатели, а активные участники. Любой, пришедший в форум-театр, имеет возможность повлиять на события, происходящие на сцене. Для этого достаточно крикнуть слово «стоп».

Что касается стилистики и формальных правил, рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

• Нейтральность.

Пресс-релиз — это скорее нейтральная информация о Вашем проекте, нежели его реклама. Информируйте о проекте в деловом стиле, стараясь избегать эмоциональной оценки происходящего и местоимения «мы».

• Ясность и четкость.

Обращайте внимание на логику, пишите ясным, живым языком! Формируйте четкие предложения и абзацы. Избегайте большого количества терминов и аббревиатур.

• Избегайте двусторонней печати при оформлении прессрелизов, оставляйте поля не менее 3 см.
• И еще: обратите внимание на орфографию и пунктуацию!

Не прикладывайте к пресс-релизу никакой дополнительной информации. Для редактора это будет означать дополнительно затраченные усилия: хорошие пресс-релизы говорят сами за себя.

В конце главы Вы найдете чек-лист для пресс-релиза и примеры успешных пресс-релизов.

Если Вы отправляете пресс-релиз по электронной почте, обратите внимание на то, как лучше отправить информацию: в приложении или прямо в теле письма. В приложении текст лучше читается, потому что сохраняется оригинальное форматирование, тем не менее, вероятность, что его прочитают, намного меньше. Текст в теле письма выглядит менее красиво, но получатель может увидеть его как только откроет письмо. 

Удачный пресс-релиз не только приведет Вас на страницы газеты, но и приведет газету к Вашему проекту. Заранее подготовьтесь к этому, подумайте о том, кто будет курировать журналистов на мероприятии, о чем Вы расскажете в интервью; приготовьте печатную информацию о Вашем проекте! Если представители прессы не пришли на Ваше мероприятие, напишите сами короткую заметку о завершении проекта и отправьте ее через свою информационную рассылку!