Особенности общения по e-mail

Электронная почта ― это дешевое, практичное и быстрое средство общения. Казалось бы, лучше не придумаешь! Но, на самом деле, это не совсем так. Кто из нас не сталкивался с недоразумениями из-за неправильно сформулированной мысли или ошибками в списке
адресов для рассылки? Электронная почта может переносить только деловую информацию. Настроение и намеки передать с помощью смайликов достаточно сложно. Никогда нельзя до конца быть уверенным, что сообщение будет понято именно так, как Вы предполагали.
К тому же, у Вас нет возможности пояснить при личной беседе, что именно Вы имели в виду.
Кроме того, иногда использование электронной почты сопровождается рядом технических проблем, например, слишком большие приложения не уходят адресату либо документы не открываются. Чтобы избежать данных факторов риска и сделать электронную почту действительно эффективным средством общения, придерживайтесь нескольких простых правил:

• Пишите коротко, формулируйте мысли предельно четко.
• В одном письме старайтесь сконцентрироваться на одной теме.
• Обязательно указывайте понятную тему сообщения. Например, если Вам необходим фидбэк, пишите в теме письма: «Протокол. Просьба ответить до 14 апреля».
• Отправляйте почту не в html-формате, а в текстовом формате, иначе существует риск, что не все сумеют прочитать сообщение.
• Приложения сохраняйте не в формате .doc, а в формате .rtf или .pdf. Если оригинальное форматирование неважно, то можно сохранить документ в формате .txt.
• Прежде чем отправлять письмо, посмотрите, сколько «весит» ваше приложение. Если объем приложения превышает 1 MB, обязательно спросите у того, кому предназначено сообщение, сможет ли он его получить.
• При использовании мейлинг-листов: если Вы хотите ответить кому-то одному, обязательно проверьте адрес, чтобы не получилось так, что Вы пишите всей группе.
• Очень важно: не ссорьтесь через e-mail! Если вам кажется, что Вас обидели, обсудите это при личной встрече или по телефону.