Итак, Вы получили финансовую поддержку. Теперь важно не потерять контроль над статьями расходов по проекту и величиной сумм. Договоритесь, кто в Вашей команде будет отвечать за финансы. Этот человек возьмет на себя такие задачи, как возмещение дорожных расходов, оплата счетов за обеды, закупку материала и оборудования. Разумеется, это не означает, что все эти задания ответственный за финансы будет выполнять один. Он может перепоручить часть работы кому-нибудь из членов команды. Но он должен сохранять контроль над всеми финансовыми потоками и быть в курсе всех расходов, а также собирать все чеки и сдачу.
Старайтесь заниматься финансами систематично и без суеты. Составлять финансовый отчет может быть очень сложно, если не будет хватать квитанций и счетов. Предотвратить подобный хаос можно, если придерживаться определенных правил.
Каждая трата денег должна сопровождаться чеком (товарным чеком, квитанцией, счетом). Товарный чек должен включать в себя следующие данные:
Выдавайте членам команды деньги под расписку. Указывайте на листке сумму, на что она должна быть потрачена и дату выдачи денег. Попросите того, кому Вы выдаете деньги, расписаться. Для этого Вы можете также воспользоваться расходным ордером. Пример такого
расходного ордера Вы найдете в конце главы.
Документируйте каждую статью расходов! Чем тщательнее Вы работаете с каждой позицией, тем проще Вам будет потом оформлять финансовый отчет. Например, заведите папку, в которой будет отдельный файл для каждой позиции сметы (отдельно на гонорары, аренду помещений, оплату дорожных расходов, оплату проживания и питания, работу с общественностью и т.д.). Сортируйте чеки во время реализации проекта и наклеивайте их, как только будет время, на отдельные листы бумаги.
Общий список чеков должен содержать следующую информацию:
Старайтесь заниматься финансами систематично и без суеты. Составлять финансовый отчет может быть очень сложно, если не будет хватать квитанций и счетов. Предотвратить подобный хаос можно, если придерживаться определенных правил.
Каждая трата денег должна сопровождаться чеком (товарным чеком, квитанцией, счетом). Товарный чек должен включать в себя следующие данные:
- сумма денег,
- валюта,
- дата,
- место выдачи,
- описание товара или услуги.
Выдавайте членам команды деньги под расписку. Указывайте на листке сумму, на что она должна быть потрачена и дату выдачи денег. Попросите того, кому Вы выдаете деньги, расписаться. Для этого Вы можете также воспользоваться расходным ордером. Пример такого
расходного ордера Вы найдете в конце главы.
Документируйте каждую статью расходов! Чем тщательнее Вы работаете с каждой позицией, тем проще Вам будет потом оформлять финансовый отчет. Например, заведите папку, в которой будет отдельный файл для каждой позиции сметы (отдельно на гонорары, аренду помещений, оплату дорожных расходов, оплату проживания и питания, работу с общественностью и т.д.). Сортируйте чеки во время реализации проекта и наклеивайте их, как только будет время, на отдельные листы бумаги.
Общий список чеков должен содержать следующую информацию:
- номер,
- дата,
- получатель платежа,
- цель платежа,
- сумма расходов (иностранная валюта, рубли),
- курс на день обмена, если это иностранная валюта,
- прочие примечания.
Все расходы должны быть представлены в той валюте, которая указана в заявке на получение гранта. Курсы обмена можно узнать в интернете.
Комментариев нет:
Отправить комментарий