Говоря о тайм-менеджменте, мы имеем в виду ряд методик, помогающих отдельному человеку или команде вовремя справиться с предстоящей работой по проекту.
Планирование
Для начала небольшая история. Однажды, гуляя по лесу, один человек встретил лесника, который поспешно, прилагая огромные усилия, пытался распилить ствол дерева на части. Человек подошел поближе и увидел, что пила у лесника совсем затупилась. «Извините, ― сказал он, ― разве Вы не видите, что Ваша пила совсем затупилась? Может быть ее подточить?». «Мне некогда точить пилу, ― устало простонал в ответ лесник, ― у меня совсем нет времени, мне надо работать!».Какова мораль этой истории? Некоторые считают, что тщательное планирование (в данном случае, затачивание пилы) отнимает дополнительное время, вместо того, чтобы его экономить. На самом же деле, несмотря на то, что в начале Вы затратите некоторое время, расписывая отдельные этапы проекта, Вы сэкономите очень ценное время в процессе выполнения этих этапов.
Какое количество времени необходимо?
Прежде всего, рекомендуется реалистично оценивать время, необходимое для реализации отдельных задач: не слишком мало, но и не слишком много. Поскольку решение этих задач занимает, как правило, именно столько времени, сколько Вы запланировали. Если
Вы знаете, что у Вас есть неделя на написание статьи, вряд ли статья будет готова раньше установленного срока. И если Вы знаете, что срок подачи заявок у определенного грантодателя до 15 марта, то, наверняка, отправите документы незадолго до этого. Поэтому необходимо не только установить конечный срок исполнения той или иной задачи, но и предварительно оценить, какое количество времени Вам понадобится на их реализацию. Таким образом возможно избежать накопления невыполненных задач. Не забывайте запланировать время
на завершающую фазу проекта, если хотите обойтись без лишнего стресса при оформлении отчетности по проекту. Можно формулировать планы на различные промежутки времени: день, неделя, месяц. Важно не забывать о резервах времени на непредвиденные случаи, ошибки, проблемы и задержки. Учитывайте вынужденные простои в работе в результате праздников и отпусков.
Важно, чтобы Ваши планы не остались на уровне добрых намерений, необходимо их действительно придерживаться. В особенности, если Вы работаете в команде, несвоевременное выполнение обязанностей представляет собой огромный потенциал для конфликтных ситуаций. Зачастую отдельные блоки работы взаимозависимы, и невыполненная в сроки задача может блокировать ход работы по проекту. Но все это не означает, что планы создаются раз и навсегда. Наборот ― не забывайте их актуализировать!
Планирование
Для начала небольшая история. Однажды, гуляя по лесу, один человек встретил лесника, который поспешно, прилагая огромные усилия, пытался распилить ствол дерева на части. Человек подошел поближе и увидел, что пила у лесника совсем затупилась. «Извините, ― сказал он, ― разве Вы не видите, что Ваша пила совсем затупилась? Может быть ее подточить?». «Мне некогда точить пилу, ― устало простонал в ответ лесник, ― у меня совсем нет времени, мне надо работать!».Какова мораль этой истории? Некоторые считают, что тщательное планирование (в данном случае, затачивание пилы) отнимает дополнительное время, вместо того, чтобы его экономить. На самом же деле, несмотря на то, что в начале Вы затратите некоторое время, расписывая отдельные этапы проекта, Вы сэкономите очень ценное время в процессе выполнения этих этапов.
Какое количество времени необходимо?
Прежде всего, рекомендуется реалистично оценивать время, необходимое для реализации отдельных задач: не слишком мало, но и не слишком много. Поскольку решение этих задач занимает, как правило, именно столько времени, сколько Вы запланировали. Если
Вы знаете, что у Вас есть неделя на написание статьи, вряд ли статья будет готова раньше установленного срока. И если Вы знаете, что срок подачи заявок у определенного грантодателя до 15 марта, то, наверняка, отправите документы незадолго до этого. Поэтому необходимо не только установить конечный срок исполнения той или иной задачи, но и предварительно оценить, какое количество времени Вам понадобится на их реализацию. Таким образом возможно избежать накопления невыполненных задач. Не забывайте запланировать время
на завершающую фазу проекта, если хотите обойтись без лишнего стресса при оформлении отчетности по проекту. Можно формулировать планы на различные промежутки времени: день, неделя, месяц. Важно не забывать о резервах времени на непредвиденные случаи, ошибки, проблемы и задержки. Учитывайте вынужденные простои в работе в результате праздников и отпусков.
Важно, чтобы Ваши планы не остались на уровне добрых намерений, необходимо их действительно придерживаться. В особенности, если Вы работаете в команде, несвоевременное выполнение обязанностей представляет собой огромный потенциал для конфликтных ситуаций. Зачастую отдельные блоки работы взаимозависимы, и невыполненная в сроки задача может блокировать ход работы по проекту. Но все это не означает, что планы создаются раз и навсегда. Наборот ― не забывайте их актуализировать!
Контрольные точки
Особую важность для работы в команде представляет формулировка контрольных точек в реализации проекта. Эти точки обозначают и разграничивают временные этапы на пути к реализации цели проекта. Они делят весь срок реализации проекта на небольшие отрезки, имеющие вспомогательные функции. Анализируя ситуацию в контрольных точках, можно отслеживать соответствие календарному плану. Таким образом, при необходимости Вы сможете вовремя откорректировать ход реализации проекта. Поэтому для команды
имеет смысл встречаться незадолго до или после очередной контрольной точки проекта.
Пример контрольных точек проекта
Для проведения нашего конкурса детских рисунков мы обозначили следующие контрольные точки:
15.05. Информация об объявлении конкурса и определение критериев для отбора участников.
15.06. Начало конкурса.
01.08. Подведение промежуточных итогов.
30.09. Последний срок подачи заявок на участие в конкурсе.
15.10. Заседание жюри.
16.11. Награждение.
Комментариев нет:
Отправить комментарий