Начальная стадия проекта: приготовились..

Подготовка к началу работы над проектом включает в себя следующие действия.

• Назначение исполнителей. Определите исполнителей разных работ проекта и заключите с ними соглашения о том, что они могут, согласны и обязуются работать над проектом.
• Постановка и распределение задач членам команды. Разъясните каждому суть его работы и порядок координации действий со всеми участниками проекта.
• Определение и постановка вспомогательных задач. Подумайте, как работники будут взаимодействовать в процессе повседневной работы, принимать различные решения по проекту и разрешать спорные ситуации.
• Установление необходимых систем учета финансовых и трудовых затрат, а также контроля за процессом выполнения работ. Решите, какие системы и порядок учета выполнения графика работ, отработанного времени и финансовых расходов следует установить.
•  Объявление о проекте в организации. Объявите о существова­нии вашего проекта, его целях, сроках начала и завершения.    

Совет: Возможно, вы присоединились к команде уже после начала работ над проектом. Ваша первая задача — определить, что привело людей к мысли, что такой проект нужен и возможен. Поднимите всю информацию об этом, найдите документы, технические отчеты, письма (как обычные, так и электронные); уточните ее у тех, кто участвовал в принятии решений. Просмотрите все предположения и доводы, которые привели к решению о запуске проекта. Если пропущены важные моменты в планировании, займитесь ими сейчас. Проконсультируйтесь у всех, кто был задействован в принятии решения: возможно, они знают нечто, чего не знаете вы, или, наоборот, вы владеете информацией, которая не известна начальству.

Стадия исполнения: начали!
Наконец можно приступать к работам! Эта стадия включает следующее (подробнее об этом будет в следующих статьях).

•  Выполнение задач. Выполнение работ согласно вашему плану.
• Постоянное сопоставление проводимых работ с утвержденным планом. Собирайте информацию о полученных результатах, выполнении графика работ и проведенных расходах; выявляйте отклонения от плана и при необходимости принимайте соответствующие меры.
• Выявление возникающих проблем. Изменение постановки задач, графика работ и распределения ресурсов с тем, что¬бы реализовать проект в соответствии с планом; согласование внесения в него необходимых изменений.
• Доведение до всех рабочей информации. Сообщайте работникам о состоянии дел, соблюдении графика, о возникающих проблемах и внесенных в утвержденный план проекта изменениях.

Стадия завершения: стоп!
Окончание выполнения работ еще не означает, что проект полностью завершен. Вам еще предстоит:

1. утвердить у заказчика полученные результаты (приемка заказчиком);
2. закрыть все счета по проекту (если у вас имелись специальные счета для данного проекта);
3. помочь людям получить следующее назначение;
4. провести анализ и оценку выполненного проекта. Осмыслить его достижения и извлечь уроки на будущее (хотя бы для себя, и записать).