Как делается планирование и проведение оценки

Оценка ― это контрольный инструмент не только на завершающем этапе проекта, но и во время его реализации. Это не только анкета, которую Вы раздаете в конце семинара участникам. Оценка включает в себя следующие элементы:

• определение критериев успешности и инструментов оценки проекта,
• промежуточную оценку во время реализации проекта,
• итоговую оценку на этапе завершения проекта.

Это значит, что на оценку необходимо планировать временные и финансовые ресурсы. Для того чтобы провести оценку правильно, ответьте на следующие вопросы:

1. Что необходимо оценивать? Имеется в виду часть проекта, которую необходимо оценить. Формулировка может быть достаточно абстрактной, например, «наш семинар».
2. Какие именно аспекты необходимо оценивать? На данном этапе необходима более точная формулировка. Например, «насколько довольны участники», «общая организация семинара», «работа команды по подготовке семинара». Ориентируйтесь на поставленные цели! Если цель проекта сформулирована как «по итогам семинара участники ознакомились с основами проектного менеджмента», то в качестве оцениваемого аспекта видится «представление участников о проектном менеджменте».
3. Каким образом мы можем измерить успешность проекта? Каковы наши минимальные требования?На этапе планирования проекта Вы уже выявляли критерии успешности. Теперь выделите для каждого критерия один или несколько вспомогательных критериев. Например, критерием успешности Вашего мастер-класса по проектному менеджменту была «мотивированность участников для реализации собственных проектов». В таком случае Вашим минимальным стандартом могут стать «как минимум четыре мини-проекта участников, реализованные во время мастер-класса» и «один проект, реализованный по завершении мастер-класса».
4. Какие инструменты мы хотим использовать?В данном случае имеются в виду конкретные методики проведения оценки: анкеты, интервью, наблюдение, точечная диаграмма-мишень, блиц-опрос и многие другие. Более подробно об этом далее. В качестве подходящих для нашего примера методов оценки можно назвать опрос участников и наблюдение.Во время мероприятия убедитесь, что выбранные Вами инструменты оценки соответствуют ситуации. Если Вы видите, что методики недостаточно пригодны или слишком затратны в плане времени или других ресурсов, подумайте, как их можно откорректировать, изменить или дополнить.

Важно: При проведении оценки обратите внимание на следующие этапы ее реализации:

• Анализ материала

Собранную Вами во время оценки информацию необходимо проанализировать и сравнить результаты с выделенными критериями успешности. Таким образом Вы сможете ответить на вопрос «Достигли ли мы поставленной цели?»

• Обсуждение результатов

Обсудите результаты оценки в команде! Отнеситесь к результатам серьезно, но всегда рассматривайте их в определенном контексте. Например, участники были недовольны экскурсией в зоопарк. Если Вы учтете, что в тот день шел сильный дождь, то Вы, возможно, поймете причины недовольства участников и не станете записывать его на свой счет.

• Подведение итогов

В заключение обязательно спросите себя: «Чему нас научили результаты оценки? Что в следующий раз мы сделаем по-другому?». Чтобы Ваши намерения не остались пустыми обещаниями, Вы можете разработать общие правила для будущей проектной работы в форме 

чек-листа. Например, «Если Вы организуете концерт, то необходимо приглашать выступающие группы за три месяца до начала мероприятия». Не забывайте о начинающих проектных менеджерах, и если у Вас попросят совета, делитесь Вашим опытом и чек-листами.