Итоговый отчет по проекту

После завершения проекта грантодатель ожидает от Вас итогового отчета по проекту. Подобный отчет, как правило, необходим для того, чтобы можно было проследить за ходом реализации проекта, а также проверить соответствие финансовых расходов. Поэтому отчет надо оформлять таким образом, чтобы он был понятен для человека, не участвовавшего в проекте. Итоговый отчет состоит из содержательного отчета (рассказывает о ходе проекта) и финансового отчета (отчет по истраченным средствам). В качестве приложения Вы также можете отправить документацию по проекту.

Содержательный отчет
Содержание и результаты проекта интересуют не только участников проекта и его команду, но и грантодателя. Содержательный отчет ― это визитная карточка Вашего проекта в глазах грантодателя. Хорошая документация по проекту может не только пригодиться Вам при подаче новых заявок, но и помочь Вашему грантодателю рассказать о своей деятельности. В содержательном отчете важна объективность. Вам необходимо отразить не только Ваши успехи и позитивный опыт, но и рассказать о Ваших ошибках и проблемах. Подобная критика важна для Вас и для Ваших грантодателей. Содержательный отчет отличается от документации по проекту. Он должен быть кратким, ясным, и деловым и давать информацию о важнейших
аспектах проекта. Требования грантодателя к содержательному отчету рекомендуется выяснить еще во время реализации проекта. Документацию по проекту и пресс-папку Вы можете приложить к составленному отчету. 

Финансовый отчет

Финансовый отчет предоставляет информацию о том, как Вы потратили деньги грантодателя. К финансовому отчету необходимо прилагать товарные чеки в оригинале или их копии, общий список чеков и, зачастую, стандартизированную ведомость о расходовании средств. В данном случае действует общее правило: будьте как можно более точными, проверяйте чеки несколько 

раз и обязательно уточните, к какому сроку грантодатель ожидает от Вас финансового отчета!

Ниже приведены некоторые правила, которые помогут Вам при подготовке финансового отчета:

• В том случае, если Вас поддерживает несколько грантодателей, намного проще с самого начала подавать заявки на покрытие конкретных позиций сметы. Уточните заранее, какие расходы могут взять на себя конкретные грантодатели!
• Возмещаются только те финансовые расходы, по которым есть товарные чеки.
• Возмещение дорожных расходов возможно в случае предъявления оригиналов билетов. Откопируйте билеты Ваших участников и попросите их прислать Вам оригиналы билетов почтой по возвращении домой!
• Указывайте все чеки в оригинальной валюте, при необходимости пересчитывайте по курсу обмена! 
• Указывайте суммы с точностью до двух цифр после запятой.

 Еще несколько рекомендаций:

1. Сортируйте чеки в соответствии с позициями в смете.
2. Каждый из чеков приклеивайте отдельно на лист белой бумаги. Обращайте внимание на то, чтобы приклеенные чеки можно было без проблем копировать. Не прикрепляйте чек степлером к бумаге. 
3. Нумеруйте чеки по порядку и подписывайте их, или поясняйте, на что именно были
   
   истрачены деньги, особенно, если речь идет об иностранных чеках. Думайте о том, что тот человек, который проверяет Ваши документы, может не владеть иностранными языками. Маркируйте итоговую сумму и валюту, подчеркивайте цифры, особенно если их не очень хорошо видно на чеке. Пишите на иностранных чеках взнос в валюте и сумму в рублях. Обязательно указывайте курс обмена. Все дополнительные данные пишите рядом с чеком, а не на нем.
4. Листки с чеками нумеруются по порядку.
5. Номера чеков, а также даты выплаты и сумма переносятся в стандартный список чеков.
6. На основе списка чеков и расходных ордеров Вы суммируете все расходы в рамках одной позиции и переносите их в ведомость о расходовании финансовых средств. В итоге Вы видите различие между истраченными и полученными средствами.
7. Откопируйте финансовый отчет полностью. Одну копию обязательно сохраняйте для своих отчетов. Финансовый отчет с оригиналами чеков и билетов отправляется финансовому партнеру.

Пример письма спонсору

Генеральному директору ООО «Пламенные моторы»

Ивану Ивановичу Образцову 

Уважаемый Иван Иванович!

В 2007 г. на территории Пермского Края при поддержке Министерства культуры и молодежной политики Пермского края, Фонда имени Роберта Боша (Германия) и АНО «Институт гражданской активности» (г. Пермь) реализуется международная молодежная программа «Гражданская активность каждый день». 

Особенность программы «Гражданская активность каждый день» заключается в том, что она становится площадкой для развития активной гражданской позиции и проектной культуры молодежи из г. Перми, а также из муниципальных образований Пермского края. 

В ходе проекта 60 молодых людей и девушек, среди которых жители с. Барда, г. Березники, п. Верещагино, г. Губаха, г.„Красновишерск, г. Кунгур, г. Нытва, г. Пермь, г. Кудымкар, г.„Чайковский и т.д., принимают участие в обучающих семинарах, а также получают возможность реализовать собственные социальные и культурные проекты. 

Организаторы проекта "Гражданская активность каждый день" просят Вас оказать поддержку в формировании грантового фонда для проектов молодежи в размере 100 000 рублей. В приложении Вы найдете подробную информацию о Программе. 

С уважением