Набор участников и коммуникация

Выбор участников семинара является частью работы с общественностью. Ранее описывалось как Вам выработать стратегию отбора участников. Далее еще несколько полезных рекомендаций по поводу коммуникации с участниками проекта до его начала.

До того, как Вы начнете спрашивать прохожих о том, не хотят ли они принять участие в Вашем проекте, задумайтесь, какие именно участники Вам необходимы? Мотивированность, заинтересованность, открытость, дружелюбие ― это те качества, которые каждая проектная
команда хочет видеть у своих участников. Тем не менее, влияние на отбор участников оказывает еще и содержание проекта, например, знание иностранных языков или теоретические знания. Поэтому рекомендуется разработать так называемый «профиль участника». Для этого можно воспользоваться анализом Вашей целевой группы.

Для того, чтобы потенциальные участники проекта узнали о Вашем намерении, рекомендуется подготовить объявление о наборе участников, которое должно включать в себя всю важную информацию по Вашему проекту. То есть человек, потенциально заинтересованный в участии, должен без дополнительных вопросов получить представление о том, что Вы предполагаете делать, как, где и когда состоится проект и сколько это стоит. Кроме того, объявление должно содержать информацию о том, какие документы необходимо предоставить для участия в проекте (автобиографию, мотивационное письмо, тематическое эссе, фотографии и т.д.). Обратите внимание на то, что объявление о наборе участников должно отражать суть Вашего
проекта. То есть, если Вы планируете практические ролевые игры, не стоит подробно описывать теоретические аспекты Вашей работы; или же, если Вы рекламируете семинар о проблемах выживания в отдаленных районах области, быть может, не стоит выбирать бумагу
самого лучшего качества и цветные фотографии. Чек-лист о наборе участников проекта  и пример объявления о наборе участников помогут Вам правильно составить объявление о наборе участников.

Перед тем, как Вы начнете официальную рассылку информации о конкурсе, Вам необходимо принять решение о процедуре набора (в том случае, если Вы предполагаете проводить конкурс на участие в проекте). Кто приглашен в жюри? Каковы критерии отбора участников? При этом необходимо создать условия для независимого и прозрачного отбора. Членов жюри рекомендуется пригласить заранее.

Примеры критериев отбора участников:

• качество и креативный подход к написанию заявки,
• рекомендательные письма,
• квотирование по странам,
• квотирование по половому признаку,
• личностные качества и факторы,
• возраст,
• знание языков,
• участие в подобных программах,
• опыт проектной и добровольческой деятельности,
• прочие знания и навыки (например, водительские права, навыки работы с компьютером и т.д.).

В команде должен быть как минимум один человек, который отвечает за коммуникацию с участниками. Для участников проекта намного проще общаться с одним членом команды, который будет передавать им всю информацию, чем получать отрывочные письма с определенными блоками информации от всей проектной команды. Кроме того, поскольку в данном случае координатор владеет всей информацией, отправляемой участникам, и получает все их ответы, ему намного проще выяснить, какие вопросы задаются чаще всего и 

где потенциально могут возникнуть проблемы.

Как только Вы определили участников Вашего проекта, рекомендуется как можно быстрее связаться с ними. Таким образом, Вы сможете проверить, не изменились ли планы у Ваших участников. Как правило, незадолго до начала проекта выясняется, что один или два человека в силу объективных причин не могут принять участие в проекте, поэтому рекомендуется завести так называемый «лист ожидания». Если есть возможность, то пригласите к участию в проекте на одного человека больше. В таком случае, если кто-то в последнюю минуту откажется, то это не отразится на проекте в целом. Не забудьте проинформировать тех, кого Вы не выбрали для участия в проекте. Лучше всего написать им короткое письмо по электронной почте. Старайтесь придерживаться делового стиля, укажите, что желающих принять участие 

в проекте оказалось намного больше, чем мест, которые Вы могли бы предложить. В данном случае рекомендуется также воздержаться от замечаний личного характера.

Не забывайте о том, что в самом начале работы Ваши участники мало знают о проекте, поэтому необходимо заранее подготовить и разослать всю важную информацию о проекте. Кроме того, можно заранее сформулировать Ваши ожидания от участников проекта. В отдельных случаях участники могут быть вовлечены в подготовку проекта; например, они могут оформить какие-либо материалы или выполнить определенные задания. Таким образом, с самого начала работы участники проекта будут относиться к проекту более серьезно и чувствовать свою ответственность за успешную реализацию проекта.