Документация проекта

Документация ― это не только красивое «воспоминание» для участников проекта, это возможность рассказать о результатах проекта широкой публике. В данном случае речь идет об «устойчивости» проекта, о возможности его продолжения. Документация может стать
катализатором для новых идей и проектов. Кроме того, документация ― это «визитная карточка» для Ваших партнеров, спонсоров и грантодателей. При реализации следующих проектов документация поможет Вам убедить новых партнеров в Вашей серьезности. Грантодатели и спонсоры, кроме заключительного отчета, также просят документацию по проекту. Вашим партнерам документацию Вы можете отправить сами, в виде подарка. В то время как задача итогового отчета (содержательного и финансового) ― проинформировать о ходе реализации проекта и дать происходящему объективную критическую оценку, задача документации ― передать атмосферу проекта.

Для оформления документации существуют различные возможности. Вы можете зафиксировать информацию о ходе проекта письменно, с помощью фотографий, аудио- и видеозаписей и комбинировать все эти техники в рамках Вашей презентации. Для презентации проекта перед публикой рекомендуется разработать сценарий!

Примеры документации:

• фильм на DVD,
• газета (копия либо отсканированный вариант),
• брошюра,
• CD с текстами и фотографиями,
• фотороман,
• рассказ,
• протокол,
• выставка,
• диашоу,
• доклад,
• презентация,
• Web-страница и т.д

Рекомендуем Вам с самого начала подумать о документации. Запланируйте расходы на

документацию в Вашей смете и договоритесь, какой вид техники Вы будете использовать для презентации результатов проекта. Определите также, для какой целевой группы и с какой целью Вы создаете документацию. Главное правило в данном случае: собирайте все оригиналы во время проекта (плакаты, флайеры, фотографии, мнения участников, аудио и видеозаписи). Как только Ваши участники разъехались по домам ― поезд ушел в самом прямом смысле этогоpr_soshia

Что отличает хорошую документацию от просто документации? Хорошая документация «цепляет» читающего, и использует так называемый «язык эмоций». В документации Вы можете рассказать целую историю, используя моменты завязки, кульминации и развязки, 

комбинируя ретроспективу с перспективой, отдельные фотографии и фрагменты с видеорядом. Важно в данном случае использовать оригинальные документы. В зависимости от того, перед кем Вы делаете презентацию проекта, рекомендуется менять акценты и не забывать указывать на наиболее важные моменты.

Совет: собирайте мнения о проекте «из первых рук», чтобы сделать Вашу документацию более живой. В данном случае действовать можно двумя способами: либо Вы делаете подборку из случайно услышанных высказываний, либо задаете своим участникам и зрителям «целенаправленные» вопросы, как например: «Тебе понравилось открытие?», «Как ты себя сейчас чувствуешь?», «Нравится ли тебе проект?» и т.д.