Понимание ситуации и анализ процессов, обусловивших разработку проекта, поможет вам убедиться, что проект действительно отвечает поставленным целям.
Таким образом, раздел “Назначение проекта” должен включать следующие положения.
Основания для выполнения проекта
На первый взгляд, причины, по которым вас назначают руководителем проекта (или вы сами беретесь его выполнить), очевидны — так решил ваш шеф. На самом деле вопрос заключается не в том, почему выбрали вас, а в том, почему решили выполнить именно этот проект. Вот что нужно выяснить в первую очередь. Постарайтесь ясно и кратко изложить основания для выполнения проекта.
Кто является инициатором
Вначале определите, кто является автором идеи, которая привела к созданию проекта. Результаты проекта должны, как минимум, соответствовать ожиданиям этого лица.
Вам повезло, если автор — тот, кто назначил вас руководителем проекта. Но часто задача “спускается по служебной лестнице”, и вам непросто определить, кто ее поставил. Еще хуже, когда первоначальный замысел, пройдя “по цепочке”, умышленно или непреднамеренно искажается.
Определить автора идеи поможет такая последовательность действий.
1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.
2. Если не он, то спросите:
3. Ведите расспросы “по цепочке”, пока не доберетесь до автора.
4. Изучите документы, которые помогут определить автора идеи:
Изучение реализуемости проекта — это исследование, проведенное с целью выяснить возможность выполнения определенных работ и получения требуемых результатов.
5. Об авторе можно спросить и у тех, кто заинтересован в результатах проекта или будет поддерживать его по долгу службы.
Совет: Подробно запишите сведения об инициаторе проекта (его имя, должность и пр.). Не просто “отдел продаж заказал рекламные проспекты для продукта Альфа”, а “Мэри Смит, менеджер по продажам в северном регионе, заказала рекламные проспекты для изделия Альфа”.
В поисках инициатора проекта обращайте внимание на две категории людей, имеющих непосредственное отношение к проекту. Вам следует различать распорядителей и соисполнителей проекта
Другими словами, распорядители указывают вам, что вы должны сделать, а соисполнители — советуют, как можно это сделать. Например, главный бухгалтер компании, которому нужна модернизация информационной финансовой системы — это распорядитель проекта. А руководитель вычислительного центра, который должен выделить для этого специалистов и технику, — соисполнитель. В данном случае главный бухгалтер также выступает в роли инициатора проекта.
Выявление других заинтересованных лиц
Следует сразу определить круг людей, которые хотя и не являются инициаторами проекта, но в той или иной степени заинтересованы в результатах. Они могут:
Для этого следует:
ВАЖНО: Пока вы выясняете, кого может заинтересовать ваш проект, не забывайте и о противоположной категории людей — его решительных противниках.
Кто является главным сторонником проекта
Главный сторонник проекта — это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и прочих собраниях.
Часто лучший сторонник тот, чье имя заставляет людей поверить в важность вашего проекта и активно содействовать его выполнению.
СОВЕТ: Выясните, есть ли у вашего проекта главный сторон¬ник. Если нет, не пожалейте усилий, чтобы найти и заинтересовать людей авторитетных и достаточно влиятельных, способных побудить других добросовестно выполнять свои обязанности. Обсудите взаимные интересы и помощь, на которую вы можете рассчитывать.
Кто будет пользоваться результатами вашего проекта
Созданный в результате выполнения проекта продукт или услуга обычно не предназначены тем, кто отдал распоряжение на реализацию этого проекта.
Предположим, руководитель отдела продаж и маркетинга вашей организации решил увеличить объем продаж в следующем финансовом году на 10%. Для этого, по его мнению, нужно внедрить новый продукт X. Однако сам он не станет предлагать новое изделие заказчикам. Этим займутся сотрудники его подразделения. Хотя менеджеры по продаже и не являются авторами идеи проекта, однако могут иметь больше представления о том, какими характеристиками должен обладать продукт X, чтобы соответствовать потребностям рынка. Остается надеяться, что покупатели имеют такое же представление и увеличат спрос.
СОВЕТ: Для того чтобы определить потребителей конечного продукта (или услуг) вашего проекта, постарайтесь:
С какой целью выполняется проект
Цель конкретного проекта не всегда очевидна. Предположим, ваша организация решила финансировать кампанию по сдаче крови. Цель этого мероприятия может быть двоякой. Возможно, оно проводится, чтобы восполнить нехватку препаратов крови для переливания в местном госпитале. А может быть, для того, чтобы улучшить имидж организации в глазах местного общества.
Правильно поняв главные цели проекта, вы сможете:
Хорошо, если, поручая вам проект, начальство доходчиво объяснит его цели. Однако чаще всего говорят, что именно вы должны выполнить, а не для чего это нужно. Возможно, некоторые вопросы придется выяснять самостоятельно.
Поскольку вы занялись этим, задайте себе такие вопросы.
ПРИМЕР: Однажды мой приятель получил от своего шефа задание на разработку нового изделия X. Шеф только что вернулся с совещания высшего руководства, на котором обсуждались причины снижения уровня продаж компании и способы решения этой проблемы. Мой друг был в курсе дела и, кроме того, знал, что отдел маркетинговых исследований компании последние полгода занимался изучением нового продукта. Из всего этого он сделал вывод, что порученный ему проект утвержден высшим руководством на основании рекомендаций отдела маркетинга и призван увеличить продажи в будущем году.
Хотя умозаключение моего друга было вполне логичным и обоснованным, он полностью ошибся в своих предположениях. На самом деле перед совещанием президенту компании позвонил его приятель и поинтересовался, не занимается ли компания продажей изделия X. Вместо того чтобы признаться, что у компании проблемы, президент пообещал ему обеспечить поставку этого продукта. Никто не осмелился возразить и поинтересоваться, нужно ли это изделие еще кому-нибудь, кроме приятеля президента. Когда мой друг узнал правду, он понял единственную вещь: успех его проекта зависит не от того, увеличит ли компания объем продаж в результате внедрения изделия X, а от того, насколько оно понравится приятелю президента.
Таким образом, раздел “Назначение проекта” должен включать следующие положения.
- Основание — почему санкционирована разработка проекта.
- Объем работ — работы, которые необходимо выполнить.
- Стратегия — каким образом будут реализованы основные работы проекта.
Основания для выполнения проекта
На первый взгляд, причины, по которым вас назначают руководителем проекта (или вы сами беретесь его выполнить), очевидны — так решил ваш шеф. На самом деле вопрос заключается не в том, почему выбрали вас, а в том, почему решили выполнить именно этот проект. Вот что нужно выяснить в первую очередь. Постарайтесь ясно и кратко изложить основания для выполнения проекта.
Кто является инициатором
Вначале определите, кто является автором идеи, которая привела к созданию проекта. Результаты проекта должны, как минимум, соответствовать ожиданиям этого лица.
Вам повезло, если автор — тот, кто назначил вас руководителем проекта. Но часто задача “спускается по служебной лестнице”, и вам непросто определить, кто ее поставил. Еще хуже, когда первоначальный замысел, пройдя “по цепочке”, умышленно или непреднамеренно искажается.
Определить автора идеи поможет такая последовательность действий.
1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.
2. Если не он, то спросите:
- от кого он получил это задание;
- есть ли еще люди, передающие “по цепочке” этот проект;
- кто автор идеи проекта.
3. Ведите расспросы “по цепочке”, пока не доберетесь до автора.
4. Изучите документы, которые помогут определить автора идеи:
- протоколы заседаний подразделений и отделов вашей организации по вопросам планирования и финансов;
- корреспонденцию, в том числе электронную, относящуюся к данному проекту;
- отчеты о планировании и реализуемости проекта.
Изучение реализуемости проекта — это исследование, проведенное с целью выяснить возможность выполнения определенных работ и получения требуемых результатов.
5. Об авторе можно спросить и у тех, кто заинтересован в результатах проекта или будет поддерживать его по долгу службы.
Совет: Подробно запишите сведения об инициаторе проекта (его имя, должность и пр.). Не просто “отдел продаж заказал рекламные проспекты для продукта Альфа”, а “Мэри Смит, менеджер по продажам в северном регионе, заказала рекламные проспекты для изделия Альфа”.
В поисках инициатора проекта обращайте внимание на две категории людей, имеющих непосредственное отношение к проекту. Вам следует различать распорядителей и соисполнителей проекта
- Распорядители — это лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
- Соисполнители — это люди, помогающие вам выполнить проект.
Другими словами, распорядители указывают вам, что вы должны сделать, а соисполнители — советуют, как можно это сделать. Например, главный бухгалтер компании, которому нужна модернизация информационной финансовой системы — это распорядитель проекта. А руководитель вычислительного центра, который должен выделить для этого специалистов и технику, — соисполнитель. В данном случае главный бухгалтер также выступает в роли инициатора проекта.
Выявление других заинтересованных лиц
Следует сразу определить круг людей, которые хотя и не являются инициаторами проекта, но в той или иной степени заинтересованы в результатах. Они могут:
- знать о существовании проекта и своих интересах, связанных с его реализацией;
- знать о проекте, но не иметь представления о своих интересах в его выполнении;
- не знать ни о том, ни о другом.
Для этого следует:
- пересмотреть все документы, имеющие отношение к проекту;
- проконсультироваться с людьми, которые, по вашим оценкам, будут распорядителями или соисполнителями проекта;
- посоветоваться с другими сотрудниками.
ВАЖНО: Пока вы выясняете, кого может заинтересовать ваш проект, не забывайте и о противоположной категории людей — его решительных противниках.
- Попытайтесь выяснить, почему они противостоят проекту и как можно их переубедить.
- Проверьте, возможно, они не видят своих интересов в вашем проекте, и если это так — объясните им.
- Если “оппозиция” проекту все же существует, включите ее в план управления рисками проекта.
Кто является главным сторонником проекта
Главный сторонник проекта — это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и прочих собраниях.
Часто лучший сторонник тот, чье имя заставляет людей поверить в важность вашего проекта и активно содействовать его выполнению.
СОВЕТ: Выясните, есть ли у вашего проекта главный сторон¬ник. Если нет, не пожалейте усилий, чтобы найти и заинтересовать людей авторитетных и достаточно влиятельных, способных побудить других добросовестно выполнять свои обязанности. Обсудите взаимные интересы и помощь, на которую вы можете рассчитывать.
Кто будет пользоваться результатами вашего проекта
Созданный в результате выполнения проекта продукт или услуга обычно не предназначены тем, кто отдал распоряжение на реализацию этого проекта.
Предположим, руководитель отдела продаж и маркетинга вашей организации решил увеличить объем продаж в следующем финансовом году на 10%. Для этого, по его мнению, нужно внедрить новый продукт X. Однако сам он не станет предлагать новое изделие заказчикам. Этим займутся сотрудники его подразделения. Хотя менеджеры по продаже и не являются авторами идеи проекта, однако могут иметь больше представления о том, какими характеристиками должен обладать продукт X, чтобы соответствовать потребностям рынка. Остается надеяться, что покупатели имеют такое же представление и увеличат спрос.
СОВЕТ: Для того чтобы определить потребителей конечного продукта (или услуг) вашего проекта, постарайтесь:
- четко определить, какой конечный продукт или услугу следует получить в результате выполнения проекта;
- выяснить, кто и как будет им пользоваться.
С какой целью выполняется проект
Цель конкретного проекта не всегда очевидна. Предположим, ваша организация решила финансировать кампанию по сдаче крови. Цель этого мероприятия может быть двоякой. Возможно, оно проводится, чтобы восполнить нехватку препаратов крови для переливания в местном госпитале. А может быть, для того, чтобы улучшить имидж организации в глазах местного общества.
Правильно поняв главные цели проекта, вы сможете:
- направить деятельность участников проекта на достижение именно главных целей;
- следить, чтобы в ходе работ достигались главные цели проекта;
- обнаружив, что данный проект не соответствует главным целям, внести предложение об изменениях или отмене.
Хорошо, если, поручая вам проект, начальство доходчиво объяснит его цели. Однако чаще всего говорят, что именно вы должны выполнить, а не для чего это нужно. Возможно, некоторые вопросы придется выяснять самостоятельно.
Поскольку вы занялись этим, задайте себе такие вопросы.
- Для чего предназначен данный проект? Не стоит излишне волноваться, отвечает ли проект некоему истинному на-значению. Вам необходимо только понять, чего ожидают от выполнения проекта его инициаторы.
- Как вы можете удостовериться в том, что правильно поняли ожидания людей, задумавших проект? Это действительно трудная задача — определить, чего люди хотят на самом деле. Иногда они не хотят делиться своими планами или просто не могут их ясно изложить.
ПРИМЕР: Однажды мой приятель получил от своего шефа задание на разработку нового изделия X. Шеф только что вернулся с совещания высшего руководства, на котором обсуждались причины снижения уровня продаж компании и способы решения этой проблемы. Мой друг был в курсе дела и, кроме того, знал, что отдел маркетинговых исследований компании последние полгода занимался изучением нового продукта. Из всего этого он сделал вывод, что порученный ему проект утвержден высшим руководством на основании рекомендаций отдела маркетинга и призван увеличить продажи в будущем году.
Хотя умозаключение моего друга было вполне логичным и обоснованным, он полностью ошибся в своих предположениях. На самом деле перед совещанием президенту компании позвонил его приятель и поинтересовался, не занимается ли компания продажей изделия X. Вместо того чтобы признаться, что у компании проблемы, президент пообещал ему обеспечить поставку этого продукта. Никто не осмелился возразить и поинтересоваться, нужно ли это изделие еще кому-нибудь, кроме приятеля президента. Когда мой друг узнал правду, он понял единственную вещь: успех его проекта зависит не от того, увеличит ли компания объем продаж в результате внедрения изделия X, а от того, насколько оно понравится приятелю президента.
Комментариев нет:
Отправить комментарий