Как определить объем и сроки исполнения проекта

Проект может разрабатываться отдельно, а может являться частью целого комплекса работ. Тогда вам следует координировать свои работы с другими и принять меры во избежание их дублирования.

В содержании проекта должны быть четко указаны даты начала и завершения, а также что нужно сделать. Например, если проект предусматривает разработку и испытания нового изделия, то надо сразу оговорить, что сюда не входят маркетинговые исследования и запуск его в производство.

При получении задания избегайте недомолвок.

Если шеф поручил вам разработку нового изделия, сразу уточните, должны ли вы проводить исследование рынка для определения характеристик этого продукта.

Давайте четкое описание предстоящих работ. 
Предположим, проект предусматривает “внедрение новой информационной системы”. Под словом “внедрение” люди могут понимать:

1. установку нового программного обеспечения;
2. обучение персонала работе с новым программным продуктом;
3. усовершенствование новой программы;
4. устранение ошибок, обнаруженных в новом программном обеспечении;
5. все перечисленное;
6. что-нибудь еще.

Убедитесь в едином понимании содержания проекта вами, распорядителями и соисполнителями. Одна коллега рассказала мне, как однажды получила задание от шефа подготовиться к приобретению нового оборудования. Она разработала план проекта, который предусматривал выбор поставщика, заключение контракта и доставку этого оборудования. По ее расчетам выходило, что работа займет шесть месяцев, а сумма затрат составит 500 тыс. долларов. Шеф был ошеломлен такими цифрами. Он рассчитывал всего на два месяца при затратах в 25 тыс. долл.

После беседы с шефом сотрудница поняла, что задание заключалось только в выборе потенциального поставщика оборудования. Речь не шла о поставке и размещении оборудования. Она неправильно поняла поставленную задачу и потратила в пустую своё время, а значит потратила в пустую деньги компании!