После того, как Вы наметили все задачи, можно приступать к распределению обязанностей. Член команды, который берет на себя решение определенной задачи, несет ответственность за ее выполнение. Четкое распределение обязанностей облегчает работу и предотвращает ситуацию, в которой никто ни за что не отвечает. Основной инструмент распределения обязанностей, регулирующий работу в команде, ― это план работы. Его также называют «план мероприятий» или «план действий». Для этого создается таблица, в которую вносится информация о том, кто что делает, с кем работает и в какие сроки это должно быть выполнено.
Что
|
Кто
|
С
кем
|
Поддержка
|
Сроки
|
Кому
сообщить о результате
|
Поиск
экспертов
и контактов
|
Сергей
|
Алена,
Вова
|
Контакты
Алены,
телефон,
интернет
|
18.08.
|
Надя
|
Концепция
плаката
|
Надя
|
Вова
|
Ноутбук
|
22.08.
|
Алена
|
...
|
Что: четкое описание задачи, конкретное действие.
Кто: кто отвечает за выполнение этой задачи? Это не значит, что ответственный за тот или иной блок работает в одиночку. Это тот человек, который отслеживает выполнение конкретной задачи. Важно, что в данную колонку вносится только одно имя, иначе возникают
споры («я думал/а, что ты занимаешься этим...»). Кроме того, только те, кто лично присутствуют при распределении обязанностей, могут быть внесены в эту колонку в качестве ответственных.
С кем: кто помогает ответственному лицу?
Поддержка: какие ресурсы необходимы для выполнения данной задачи? Денежные ресурсы, оборудование, разрешения, информация, контакты и т.д.
Сроки: сроки выполнения запланированного. Важно назвать конкретную дату. Например, «15.08», а не «две недели» или «середина августа», поскольку данные формулировки можно интерпретировать по-разному.
Кому сообщить о результате: здесь должно стоять имя члена команды, который проверяет реально ли выполнение данной задачи в указанные сроки. Ответственный обращается к этому лицу, если он видит, что задача не будет реализована в установленные сроки. Вместе они принимают решение о дальнейших шагах по проекту.
Обязанности членов команды по своей сути соответствуют сформулированным задачам. При распределении обязанностей стоит обращать внимание на индивидуальные таланты и потребности каждого. Здесь будет иметь значение мотивация выполнения той или иной задачи. Она представляет собой комбинацию чувства личного комфорта и командного духа ― ответственность и желание взять на себя определенную работу. В дополнение к этому можно
выбрать одного человека, ответственного за реализацию определенного блока задач (например, финансы, работа с общественностью, контакт с участниками и т.д.). Этот человек должен быть в курсе всего, что происходит в данной сфере реализации проекта. Такая модель облегчает координацию различных сфер реализации проекта и предотвращает невыполнение
задачи или повторное выполнение одной и той же задачи. Наличие ответственного за определенную сферу деятельности важно для четкой презентации проекта третьим лицам.
План работы оформляется на весь срок реализации проекта. Иногда имеет смысл более подробно описать план работы на кульминационных этапах реализации проекта ― во время так называемых «горячих фаз» проекта. Например, в период проведения фестиваля: кто делает
фотографии для документации, кто занимается рассылкой, кто работает со спонсорами, если они решат заглянуть, кто и когда дежурит на регистрации и т.д.
Комментариев нет:
Отправить комментарий